用Excel把嘉宾名单准备好，确保每一行都填好姓名、性别、职务、单位还有通讯地址和邮政编码。打开Word模板，先点【邮件】→【开始邮件合并】，选【普通Word文档】。然后在【选择收件人】里找到刚才那个Excel文件。把光标放到“尊敬的”后面，点击【姓名】字段。 这时候点【预览结果】，你会看到称呼不全的情况，比如“尊敬的回头”，这说明还得再完善一下。保持光标在名字旁边，点【编写和插入域】→【规则】→【插入Word域：IF】。 把域名选为【性别】，比较对象填“男”，然后就会有“则插入此文字”和“否则插入此文字”两个选项。“则插入此文字”写“先生”，“否则插入此文字”写“女士”，最后确定一下再刷一下格式。 再次预览时你会发现，“先生”或“女士”已经自动贴在了每位嘉宾的名字后面。确认没问题就点【生成单个文档】，邀请函就能批量生成了。其实IF域就是隐藏在文本里的小判断器，按下Shift+F9就能看到代码。它会根据Excel里的性别字段自动返回称呼，既不需要手动改字也不用写VBA脚本。下次做这类工作时记得利用这个功能来省时间。